Å lede en virksomhet innebærer å sjonglere en rekke oppgaver, beslutninger og nødsituasjoner. Dagene er ofte koblet i et hektisk tempo, og det er lett å bli ført bort av presserende til skade for det som virkelig har verdi. Prioritering er ikke bare en organisatorisk kompetanse: den forutsetter ytelsen og veksten av en virksomhet. Å vite hvordan man kan skille det vesentlige på ungdomsskolen gjør det mulig å konsentrere innsatsen om hva som har en reell innvirkning, i stedet for å spre energi.
Forskjellen mellom presserende og viktig
Forvirringen mellom nødsituasjon og betydning er hyppig, selv blant erfarne ledere. En presserende oppgave krever øyeblikkelig handling, men den gir ikke nødvendigvis langvarig strategisk verdi. Motsatt bidrar en viktig oppgave direkte til målene og selskapets visjon, selv om det kan virke mindre presserende på daglig basis.
Et klassisk eksempel: En ulykkelig klient -e -post kan virke presserende, og det er tilsynelatende, men å svare gjentatte ganger på denne typen meldinger kan ende opp med å konsumere betydelig tid uten å løse de strukturelle problemene ved opphavet til misnøye. Identifiser hva som virkelig er viktig innebærer å stille spørsmålet: «Hvilken handling vil ha en varig innvirkning?» »»
Denne skillet er kjernen i prioritering og gjør det mulig å velge hvor du skal investere tiden din, teamene dine og dets økonomiske ressurser.
Effektene av spredning
Spredningen av innsatsen er lederne. Å bli absorbert av sekundære oppgaver eller av ustanselige forespørsler fører til mental tretthet og redusert effektivitet. Strategiske beslutninger kan bli forsinket, og kvaliteten på viktige initiativer påvirkes.
I noen selskaper er det ikke uvanlig at ledere bruker mer tid på å håndtere driftsproblemer enn å pilotere utviklingen av virksomheten. Resultatet er en syklus der hver dag virker produktiv, men der de virkelige målene går sakte, om i det hele tatt. Paradoksalt nok, å bruke mindre tid til visse aktiviteter, eliminere eller delegere det som ikke bidrar direkte til ytelse, gjør det mulig å oppnå mer betydningsfulle resultater. Denne tilnærmingen krever disiplin og klarhet, men den betales raskt.
Metoder for å bestemme hva som betyr noe
Det er flere tilnærminger for å identifisere prioriteringer. Hver kan tilpasses avhengig av størrelsen på selskapet, sektoren og ledelsesstilen.
1/ Eisenhower -matrisen
Denne metoden skiller fire typer aktiviteter:
- Haster og viktig: å bli behandlet umiddelbart.
- Viktig, men ikke presserende: å planlegge.
- Presserende, men ikke viktig: å delegere hvis mulig.
- Verken haster eller viktig: å bli eliminert eller satt tilbake.
Styrken til denne matrisen ligger i dens enkelhet: den lar deg raskt visualisere hvor du kan konsentrere deg. Effektiviteten avhenger imidlertid av lederens evne til å være ærlig med den virkelige viktigheten av hver oppgave.
2/ Konsekvensanalyse
Før du investerer tid eller ressurser i en handling, er det nyttig å vurdere dens potensielle innvirkning på strategiske mål. Denne tilnærmingen forplikter seg til å stille viktige spørsmål:
- Bidrar denne handlingen til vekst eller lønnsomhet?
- Har det konsekvenser for kundetilfredshet eller motivasjonen til teamene?
- Sparer det tid eller forenkler langsiktige prosesser?
Oppgaver som ikke oppfyller disse kriteriene, kan relateres eller omgå.
3/ Pareto -prinsippet
Paretos lov, ofte oppsummert av 80/20, antyder at 80 % av resultatene kommer fra 20 % av innsatsen. Å identifisere disse 20 % høye påvirkningsandelene lar deg konsentrere energi der den gir mest verdi.
For en leder betyr dette noen ganger å si nei til attraktive, men ikke veldig lønnsomme initiativer eller forlate prosjekter som bruker mye ressurser til en marginal fordel.
Disiplinen om daglig prioritering
Å vite hvordan de skal definere prioriteringene dine er en ting, å bruke dem dag etter dag er en annen. Personlig disiplin spiller en nøkkelrolle.
Start dagen med å lese de tre til fem handlingene som skal utføres, hjelper absolutt med å strukturere tiden. Disse handlingene skal være direkte knyttet til strategiske mål, og ikke til sekundære administrative oppgaver.
Det er også nyttig å gi regelmessige evalueringsøyeblikk: hver uke, hver måned, ta deg tid til å sjekke om innsatsen er i tråd med det som virkelig betyr noe. Ledere som integrerer denne vanen, bemerker en betydelig forbedring i produktiviteten og en reduksjon i stress relatert til konstante nødsituasjoner.
Delegasjon som prioriteringsspak
Prioritering er ikke begrenset til hva lederen gjør selv. Det innebærer også intelligent delegering. Identifiser oppgavene som kan overlates til kompetente ansatte frigjør tid til å fokusere på strategiske beslutninger.
For å delegere effektivt, er det viktig å velge riktig person basert på ferdigheter og motivasjon. Vi må også tydelig definere de forventede målene og resultatene.
Det er ikke noe poeng i å gjøre alt dette hvis du ikke gir de nødvendige ressursene og passende oppfølging (uten å gå inn i mikroledelse).
Delegasjonen blir godt anvendt, delegasjonen blir en effektivitetsmultiplikator og et middel til å utvikle teamets ferdigheter.
Kunsten å si nei
Et vesentlig aspekt ved prioritering er muligheten til å nekte visse forespørsler. Å si at nei kan virke vanskelig, spesielt når forespørsler kommer fra partnere eller kunder, men dette er en viktig betingelse for å beskytte tid og ressurser.
Hvert avslag må formuleres på en respektfull og konstruktiv måte, ved å forklare årsakene og om mulig ved å tilby et alternativ eller utsettelse. Denne tilnærmingen styrker troverdigheten og demonstrerer at lederen opptrer på en gjennomtenkt, ikke impulsiv måte.
Prioritering og strategisk visjon
Prioritering kan bare være effektiv hvis den er i samsvar med selskapets visjon og mål. Uten denne konsistensen kan selv de mest organiserte handlingene ikke gi den ønskede effekten.
En leder må derfor regelmessig avklare de langsiktige målene, dele denne visjonen med teamene sine og bekrefte at hvert prosjekt eller initiativ bidrar til realiseringen av denne visjonen. Denne konsistensen er den vanlige tråden som guider alle beslutninger, fra dagligliv til vekststrategi.
Digitale verktøy for å prioritere
Teknologi kan lette prioritering. Oppgave- og prosjekteradministrasjonsapplikasjoner gjør det mulig å følge fremdriften, tildele ansvar og se virkningen av hver handling. Disse verktøyene erstatter imidlertid ikke menneskelig skjønn. De må brukes som et medium for å organisere og tydeliggjøre prioriteringer, ikke som en erstatning for strategisk refleksjon.
