«Tid er penger.» Entreprenører vet at for å spare tid trenger du solid organisering! Oppgaveplanlegging samt tids- og prosjektstyring er imidlertid langt fra åpenbare for alle. Her er fire metoder for å bli bedre organisert og spare tid og hjelpe deg å se ting klarere.
Mindmapping for å diagramme ideene dine
Mindmapping, et heuristisk kart på fransk, består av å «tegne» ideene dine. Dette konseptet, tenkt av Aristoteles, tar form i arbeidet til den engelske psykologen Tony Buzan, «An Encyclopedia of the Brain and Its Use» (på fransk, «Encyclopedia of the brain and its use», red.anm.). Denne metoden gjør det mulig å implementere en strategi eller lage en inventar gjennom et veldig enkelt diagram, oppnåelig med programvare eller til og med et ark og noen få fargede penner. Det heuristiske kartet er konstruert slik: i sentrum er hovedtemaet, i ord og bilder.
Fra dette senteret starter fargegrener, som i seg selv leder til hovedideer knyttet til dette temaet, alltid i form av stikkord og tegninger. Disse ideene fører til at andre grener presenterer sekundære ideer … og så videre. Den enkleste måten å diagramme dem på er å skrive hvert nøkkelord i en sirkel og koble disse sirklene sammen.
Dette diagrammet kan enkelt gjøres med flere personer; legg den ganske enkelt på et stort brett eller på et stort ark, slik at folk deretter kan delta i konstruksjonen. Mye brukt under brainstorming, tjener denne teknikken blant annet til å klargjøre ens tenkning, identifisere nøkkelord og begreper, visualisere komplekse ideer og strukturere et prosjekt. Oppnåelig skriftlig finnes det også tankekartprogramvare og plattformer, som f.eks Miro, MindMeister, XMind, GitMind eller Lucidchartsom gjør kollektivt arbeid mulig i sanntid.
Organiser prosjektet ditt over tid med Gantt-diagrammet
Popularisert av den amerikanske ingeniøren Henry L. Gantt, viser dette verktøyet den kronologiske progresjonen til et prosjekt. En sann tradisjon innen prosjektledelse, Gantt-diagrammet er et verdifullt hjelpemiddel for å visualisere fremdriften til hver oppgave. Denne metoden har et dobbelt mål: optimalisert visualisering og kommunikasjon av en etablert tidsplan. Konkret viser dette diagrammet start- og sluttdatoene for hvert prosjekt, mulige tidsmarginer for enkelte oppgaver samt forsinkelsen i andre.
Dette diagrammet er ganske enkelt konstruert med, på abscissen, klokkeslettet og på ordinaten, arbeidsstasjonen eller navnet på oppgaven. Varigheten av dette er representert med en horisontal strek som går fra startdatoen til forventet eller faktisk sluttdato. Presentert således, dDiagrammet angir bare tid, men det lar deg, med et raskt blikk, see forsinkelse eller forskudd tatt på en oppgave. Piler som kobler hvert trinn til neste lar deg forståment og spesifiser diagrammet og organiseringen av prosjektet, som PERT-metoden tilbyr (utdet av prosjektledelse basert på Gantt-diagrammet). Programvare ogt nettbaserte samarbeidsverktøy skaper og tilpasser dette verktøyet etter behovene til hver enkelt person, som f.eks Monday.com, Asana, ClickUp, MS Project eller Notion.
PERT-metoden for å lette prosjektledelse
Denne teknikken, utviklet av den amerikanske marinen i 1950, er basert på det forrige diagrammet for å optimalisere prosjektledelse og planlegging. PERT-metoden (Programevaluering og teknisk gjennomgang, på fransk, red.anm.) starter også fra start- og sluttdatoene for alle oppgaver og har som mål å definere en kritisk vei som fører til en estimat for prosjektets sluttdato. Målet er å finne en best mulig organisering slik at et prosjekt fullføres så raskt som mulig og for å identifisere kritiske oppgaver, det vil si de som ikke burdeikke lider av‘ingen forsinkelse ellers vil det forsinke hele prosjektet.
For å definere denne varigheten så nøyaktig som mulig, er det først nødvendig å fastsette, for hver oppgave, den tidligste datoen, den som en aktivitet kan utføres på. fullføres så snart som mulig, under hensyntagen til de foregående trinnene. Det er også nødvendig å bestemme datoen senest,hvilken aktivitet må absolutt være ferdig ellers vil det bremse prosjektet. Disse trinnene er knyttet mellome dem med piler og den endelige formen av diagrammet presenterer deres raskeste kronologiske sekvens : den kritiske veien. Ytterligere oppgaver som kan forsinke prosjektet er representert på siden og vedlagtkoblet til de viktigste med andre piler, og alltid bli med i hovedlinjen for fremgang.
Definer målene dine med OVAR-metoden
Forestilt og skapt av tre professorer fra HEC-skolen, presenteres OVAR som et styringsverktøy i form av et dashbord designet for å utvikle og distribuere strategier på alle hierarkiske nivåer i selskapet. Å definere handlingsvariabler er hovedmålet med denne metoden, som tar form av et rutenett.
Som akronymet indikerer, viser denne tabellen både målene, handlingsvariablene og deres ansvarlige. Den gjennomføres samlet i fem trinn: deling av kontekstuell informasjon, individuell utvikling av målene som skal nås, deling av oppfatninger, definisjon av indikatorer og implementering av dashbordet. Indikatorer brukes til å sortere handlingsvariabler, som kan tilhøre ulike kategorier og tjene ulike formål. De er derfor gruppert i resultater, effekt og innsats. Et OVAR-rutenett, som kan lastes ned gratis fra internett i Excel-format eller kan brukes via modeller som deles på Google Sheets, lar deg klargjøre målene dine og bestille prosjektene dine.
