Med hybridarbeid og fjernarbeid nå godt etablert i 2026, har det blitt vanskelig å kontrollere tempoet til ansatte, og noen bedrifter har en tilbøyelighet til å ønske å overvåke dem. Men vær forsiktig så du ikke overvåker dine ansatte uten at de vet det: du kan komme i vanskeligheter. Med bruken av nye teknologier har linjen mellom det profesjonelle og det personlige liv blitt tynn. Det er imidlertid legitimt å følge med på hva som skjer i selskapet uten å gå i spionasjefellen. Det er derfor hensiktsmessig å gjøre oversikt over de juridiske teknikkene du kan bruke.
Fokuser på hva loven sier
For det første gir din status som virksomhetsleder deg rett til å kontrollere hva som skjer i virksomheten din. Det forbyr deg imidlertid strengt å spionere på dine ansatte uten deres viten, selv når det gjelder å bevise feil. Artikkel 9 i Civil Code gir faktisk beskyttelse av personvernet, selv om grensene fortsatt er uklare.
Følgelig, før du vurderer et overvåkingssystem, må du henvise det til bedriftsrådet: Personalets representanter vil måtte avgjøre for å verifisere om du respekterer reglene i rettspraksis. I tillegg, hvis bedriftsrådet validerer kontrollverktøyene dine, må du informere dine ansatte om deres eksistens, uansett hva det måtte være. Til slutt, vær forsiktig, fordi visse systemer krever at du henviser til CNIL i tillegg til personalinstitusjonene. Risikoen som påløper for manglende overholdelse av reglene diktert av CNIL kan dermed utgjøre en bot på €300 000 og 5 års fengsel.
Arbeidsgiver har rett til å kontrollere sine ansatte
I motsetning til hva folk tror, forbyr ikke arbeidslovgivningen arbeidsgiveren å spionere på sine ansatte, forutsatt at den ikke bruker noen ulovlig overvåkingsprosess for å gjøre det. Rettspraksisdens er eksplisitt:
« Arbeidsgiveren har rett til å kontrollere og overvåke aktiviteten til sine ansatte i arbeidstiden» (Cass. Soc., 20. november 1991) og «den enkle overvåkingen av en arbeidstaker utført på arbeidsplassen av hans hierarkiske overordnede, selv i mangel av forhåndsinformasjon fra arbeidstakeren, utgjør ikke i seg selv en ulovlig bevismetode. » (Cass. Soc., 26. april 2006).
Imidlertid er det begrensninger: denne retten til å spionere er begrenset av artikkel 9 i Civil Code som beskytter alles rett til respekt for privatlivet.
Har din arbeidsgiver rett til å overvåke kommunikasjonen din?
En arbeidsgiver har også en omfattende rett til innsyn i datautstyr som brukes på arbeidsplassen, en makt som ofte er ukjent for arbeidstakere. Dermed har din arbeidsgiver tilgang til:
- Din profesjonelle datamaskin: Dette inkluderer Internett-tilkoblinger, listen over lagrede favoritter eller historikk, filer du har opprettet eller til og med e-poster sendt eller mottatt via jobb-e-posten din.
- Din profesjonelle mobiltelefon: Denne tilgangen lar arbeidsgiveren din ha oversikt over innkommende og utgående samtaler, samt tekstmeldinger – eller SMS.
- Dine papirdokumenter: Alle fysiske dokumenter av faglig karakter er også gratis for konsultasjon hos din arbeidsgiver, selv om de ligger i dine skuffer eller lukkede skap.
- Den «personlige» omtalen: Arbeidsgiveren din kan fritt få tilgang til disse filene, under forutsetning av at de ikke uttrykkelig er merket med «personell». Denne omtalen må være inkludert i tittelen, i filnavnet eller i emnet for e-posten for å være gyldig.
Dine kontrollverktøy for å sjekke tilstedeværelsen til dine ansatte
Du kan da velge en klokke, et merkesystem eller til og med videoovervåking. Bruken av sistnevnte må imidlertid rettferdiggjøre en legitim interesse for din bedrift (for eksempel et sikkerhetsproblem, eller et klokkesystem ved å plassere kameraer ved innganger og utganger til bedriften). Slike systemer krever respekt for de individuelle frihetene og personvernet til dine ansatte.
For eksempel: du har ikke rett til å rette overvåkingskameraer kontinuerlig inn på dine ansattes arbeidsstasjoner, og heller ikke til å plassere dem på bestemte steder som toaletter, garderober eller pauserom. I tillegg skal de kun brukes til å ta bilder. Hvis du er i et offentlig rom, må du be om autorisasjon fra prefekten i byen din. Du må advare hver ansatt individuelt om eksistensen av slike verktøy, men også informere dem om den maksimale tidsperioden du har for å oppbevare personopplysninger (dvs. 30 dager i henhold til loven «Informatique et Libertés»). Du kan varsle dem ved å skrive et notat i den interne journalen, sende en e-post eller et notat ave tjeneste.
Overvåk dine ansatte for sikkerhetsformål
I følge nyere studier publisert av referanseorganisasjoner om digital bruk i næringslivet, bruker ansatte i gjennomsnitt rundt en time per dag på å surfe på Internett for personlige formål (spesielt på sosiale nettverk, e-handelssider og informasjonsplattformer). Du kan bruke Internett til personlige formål hvis det ikke misbrukes og ikke forstyrrer produktiviteten din. Du har rett til å opprettholde kontrollen og overvåke teknisk og juridisk bruk av Internett på kontoret.
Vær oppmerksom på viktig informasjon
Ved å surfe på nettet kan den ansatte lekke konfidensiell informasjon om bedriften eller til og med sette bedriftens datasystem i fare ved å pådra seg virus. For å beskytte deg selv kan du forby tilgang til visse nettsteder eller begrense dem ved å angi en ukentlig varighet. Du kan også bruke filtrering eller virusdeteksjonsmetoder.
På den annen side har du en juridisk forpliktelse til å beholde nettleserhistorikken til dine ansatte for å garantere sikkerheten til din bedrift mot mulige informasjonslekkasjer eller besøk på ulovlige nettsteder.
Oppmerksomhet! Du vil finne deg selv ulovlig hvis dine ansatte ikke er informert i det interne regelverket og hvis du bruker verktøy som programvare tasteloggeresom lar deg vite alt de ansatte har skrevet på tastaturet.
Hvis du bruker et geolokaliseringssystem, må du deklarere det til CNIL før du setter det opp, og tydelig spesifisere årsakene til slik installasjon (sanntidsstyring av kundeintervensjoner, forebygging mot tyveri, overvåking og fakturering av en tjeneste). Dataene vil da bli sendt direkte til den aktuelle avdelingen. Gjelder det faktureringssporing vil dataene bli sendt til regnskapsavdelingen og ikke til arbeidsgiver. Likeledes, hvis det er for å beskytte mot tyveri, vil personopplysninger bli gitt til politiet og ikke til deg.
Sikre ansattes produktivitet
For å direkte eller indirekte administrere produktiviteten til dine ansatte, kan du velge metoden for Tankekartleggingsom lar deg ha en oversikt over hvert prosjekt og å vite utviklingen i henhold til hvert team og hver enkelt. Flere store selskaper bruker denne prosjektledelsesmetoden, som EDF, Total og Air France. Det finnes spesialisert programvare, men du kan også gjøre det i Excel-tabellform (ved å bruke en cofarge og filtre for hver ansatt eller team).
Et annet element som kan værevære forstyrrende for dine ansattes arbeidstid: tid til personlige telefonsamtaler. Du kan derfor installere en bryter for å sjekke varigheten av hver samtale, samt antall samtaler for hvert nummer og hvert internnummer. Du har også muligheten til å sjekke all kommunikasjon via operatøruttalelser.
I tillegg tolererer loven noen ganger å lytte til telefonsamtalene til dine ansatte for å sjekke svarene deres i en profesjonell sammenheng (spesielt når det gjelder ettersalgsservice eller telefonsøk), men også for å kontrollere varigheten av samtalene. Selv om du kan ringe for personlige formål, må ikke denne praksisen bli støtende, forutsatt at ansatte er informert på forhånd.
