Utveksling av informasjon, fordeling av oppgaver og overholdelse av leveringsfrister er fortsatt store utfordringer for virksomhetens organisering. For å sikre riktig flyt av informasjon og fordeling av arbeid er det satt i gang en rekke prosesser, med mer eller mindre overbevisende resultater. I dag, styrket av kunstig intelligens og hyperautomatisering, opplever arbeidsflytløsninger enestående vekst og utgjør en reell transformasjon for organisasjoner.
Hva er arbeidsflyt?
I tillegg refererer Workflow – bokstavelig talt oversatt som «arbeidsflyt» – til en automatisert prosess som orkestrerer og effektiviserer informasjonsflyten i et selskap. Dermed samler den alle aktørene i arbeidskjeden, både interne ansatte og eksterne partnere og tjenesteleverandører. For eksempel kan en bankinstitusjon stole på dette verktøyet for å automatisere og analysere forespørsler om kundelån; på samme måte kan et forsikringsselskap bruke det til å akselerere intelligent behandling av skadefiler eller overvåking av gjenvinning.
Rollen til dette verktøyet
I praksis optimaliserer Workflow-verktøyet hele valideringskretsen ved å sende i sanntid til hver deltaker nøyaktig informasjon som er nødvendig for å utføre oppgavene deres. I tillegg sikrer den streng overvåking av tidsfrister, indikerer leveransene og minner om valideringskriteriene. Ved å strukturere den daglige aktiviteten garanterer det derfor riktig gjennomføring av hvert trinn. Til slutt, for ledelsen, tilbyr den sentralisert ledelse som gjør det mulig å måle total ytelse og umiddelbart identifisere flaskehalser.
Prosedyremessig arbeidsflyt eller ad hoc arbeidsflyt
For å strukturere sin virksomhet fokuserer selskaper hovedsakelig på to hovedtilnærminger:
- Den prosedyremessige (eller produksjons) arbeidsflyten: Kretsen er strengt forhåndsdefinert. Etappene og deltakerne følger en standardisert bane som alle utfører nøye.
- Ad hoc arbeidsflyten: Valideringsprosessen forblir dynamisk og kan justeres når som helst av brukere. Denne andre prosessen gir fleksibiliteten som er nødvendig for enkelt å imøtekomme uforutsette hendelser.
Arbeidsflyt, et velprøvd konsept i konstant gjenoppfinnelse
Faktisk, i god tid før dens globale digitalisering, stolte industrisektoren allerede på lignende rasjonaliseringsmekanismer. Imidlertid har den raske utviklingen av IT-teknologier og den fortsatte integrasjonen av AI nå demokratisert disse systemene, noe som gjør dem tilgjengelige, tilpassbare og essensielle for alle aktivitetssektorer.
Å huske: Workflow-motoren hjelper med å modellere, automatisere og optimalisere informasjonsflyter på tvers av bedriften. Han setter utførelsesreglene, tildeler roller og sørger for streng overholdelse av tidsfrister.
Mangfoldet av BPM- og arbeidsflytstyringsløsninger har utvidet seg ytterligere. Her er et utvalg viktige verktøy:
- monday.com
- Kissflow
- Hive
- Wrike
- Quixy
- TeamGantt
- Process Street
- Formstack
- ProWorkflow
