Møtet må alltid ha mening, de er ikke der for å beskrives som tidkrevende og gjør at teamene føles som bortkastede tid. Møter er en del av hverdagen til et selskap, enten det er ansikt til ansikt, eksternt eller i hybridmodus. Det er ulike grunner til at de kan implementeres. Din utfordring er å gjøre dem produktive og fengslende! Her er 10 tips for å ha et godt møte.
Informer deltakerne på forhånd og kjenn timeplanen deres
Møtet opptar en stor plass i selskapet. Det er fortsatt nødvendig å varsle på forhånd og ikke på dagen slik at alle kan delta og organisere timeplanen sin, spesielt med fjernarbeidsdager. Hvilken nytte kan vi finne i det hvis ingen er tilgjengelig på det tidspunktet eller hvis alle er i en nødsituasjon? Ingen! Ved å gi datoen på forhånd (via en delt kalender) kan du organisere den godt og ta den nødvendige tiden. Ikke vent til siste øyeblikk!
Beskriv formålet med møtet
Før du begynner på noe, kan det være nyttig å gi møtemålene til hver deltaker. En agenda anbefales fortsatt for et effektivt møte. For hva? Vet på forhånd hvilke temaer bli adressert lar oss tenke på det på forhånd. En plan med temaer dekket i stor grad letter forståelsen av sistnevnte, spesielt hvis fagene er flere eller komplekse! Forbered det når målet er godt bestemt for å gjøre det så effektivt som mulig.
Inviter de rette, legitime menneskene
Målet med et møte er fortsatt å ta opp spesifikke temaer som krever tilstedeværelsen av aktørene som bidrar til dem, eller å informere gruppen om fremdriften til punkter som angår dem. Det skjer for å invitere folknes som ikke spiller noen rolle i det og som ikke er bekymreted av utvekslingene som vil finne sted.
Omvendt kan du glemme å invitere personer som er berørt av emnet. For at møtet ikke skal tjene noen hensikt, må de ansatte svare på innkallingen. Plan ae liste på forhånd for å forbli effektiv og sikre legitimiteten til hver deltaker. ikke gjør det ikke møter for møtenes skyld! Reunionitis venter på deg…
Definer et kort vindu og kontroller tiden
Ingenting verre enn et møte som varer evig. Foretrekk kortere formater (25 eller 45 minutter i stedet for tradisjonelle 30 eller 60 minutters økter) for å gi deltakerne tid til å puste mellom to diskusjoner. Utpek en tidsansvarlig (tidtaker) ved starten av den tildelte tiden for å respektere den fastsatte tidsplanen og opprettholde et vedvarende tempo.
Gjør møtet vennlig
Synes du det er vanskelig å holde kontakten med virkeligheten når sulten invaderer deg? Alt du kan tenke på er å mate deg selv? Ikke noe problem! Ta med små snacks for å unngå spredning! Hvis det ikke finner sted innen en måltidstid, er det ikke nødvendig å sørge for nok mat til en regiment!
Forbered kun det du trenger for å stille litt sult. En mer behagelig side kommer fremhar av sistnevnte. Vi kan ikke konsentrere oss på fredagvær tom! For eksterne møter, gi en kort tid til uformell diskusjon ved starten av økten for å bevare samværet til gruppen.
Gjør det livlig og interaktivt
Se for deg et møte hvor den som er ansvarlig for å tilrettelegge, blir sittende hele veien. Tiden virker lang, ikke sant? Enten det er du eller en leder som tar seg av denne delen, hold deg i bevegelse og vær dynamisk for å holde deltakerne våkne. Møtet kan perfekt holdes stående (stand-up møte) eller stol på undersøkelses- og stemmeverktøy for å være så effektive som mulig. Det bør ikke være synonymt med kjedsomhet. Å gjøre det livlig er fortsatt nøkkelen til suksess for ikke å miste folks oppmerksomhet og gjøre det hyggelig.
Det er ingenting bedre enn en god animasjon for å oppnå enet kvalitetsmøte. Samtidig fagenes orientering og fordelingen en god del av gulvet går til arrangøren. Publikum er ditt!
Bruk visuelle diagrammer og samarbeidsverktøy
For å bidra til å forbedre møtet er visuell støtte fortsatt populær! Å bruke dem gir fordeler til presentasjonen din, enten det er en delt skjerm, en samarbeidende tavle eller rene lysbilder.
Hvis du for eksempel vil videreformidle tall til teamet ditt, vil du gi dem som sådan? Selvfølgelig ikke! Du vil presentere dem med et diagram eller en graf uten å overbelaste materialene dine. Deltakerne vil bedre huske og motta meldingen og dataene du ønsker å formidle. Utstillingen av disse vil bli enda mer visuelt tiltalende! Møtene dine blir hyggeligere og mer meningsfylte med konkrete bilderdin.
Sette oppmerksomhetsregler (målrettet frakobling)
For å sikre alles fulle tilstedeværelse, innfør klare frakoblingsregler. Be deltakerne legge fra seg mobiltelefonen og lukke fanene eller e-postene under diskusjoner. Færre digitale distraksjoner sikrer jevnere diskusjoner, raskere beslutninger og virkelig aktiv lytting.
Integrer egenkapital for hybridformatet
Hvis noen deltakere er i person og andre er eksterne, vær forsiktig så du ikke oppretter et «to-hastighets møte». Sørg for at du har kvalitetslyd- og videoutstyr slik at alle hører og blir hørt sømløst. Anmod regelmessig eksterne ansatte slik at alle har samme vekt i beslutningsprosessen.
Lag en effektiv og handlingsorientert rapport
På slutten av møtet er det nyttig å gi en rapport om de viktigste punktene som er diskutert, samt endringene som vil bli implementert. Du kan utnevne noen ved starten av møtet til å ta notater eller stole på automatiserte hjelpeverktøy. Sammendraget vil bli sendt til hver deltaker: alle vil forbli informert, også de som ikke kunne delta.
En god rapport oppsummerer både de positive og negative punktene og definerer tydelig en handlingsplan (hvem gjør hva, når). Ikke nøl med å få meninger om møtet, men også om protokollens tydelighet. Du kan sende en melding eller be deltakerne direkte for å finne ut hvordan de føler om møtet og implementere forbedringer basert på tilbakemeldingene deres. Hvis de ikke finner noe å klage på, flott! Møtet ditt er fortsatt en virkelig suksess !
