For SMB -gründere og ledere oppfattes regnskap ofte som en tung administrativ begrensning. Mellom styringen av fakturaer, overvåking av betalinger og skatteobligasjoner, kan denne oppgaven raskt bli tidskonsumerende og kilde til feil. Imidlertid, med dagens digitale verktøy, er det mulig å automatisere en stor del av disse operasjonene og transformere regnskapsstyring til en flytende og effektiv prosess. Ved å optimalisere denne essensielle komponenten i selskapet, reduserer ledere ikke bare arbeidsmengden, men forbedrer også deres økonomiske synlighet og deres evne til å forutse kontantbehov.
Velg effektiv regnskapsadministrasjonsprogramvare
Den første automatiseringsspaken krever valg av regnskapsprogramvare tilpasset selskapets behov. Mange løsninger gjør det mulig å sentralisere økonomiske strømmer og sikre overvåking av kontanter i sanntid. Takket være disse verktøyene synkroniseres banktransaksjoner automatisk og regnskapsmessige oppføringene som genereres uten manuell intervensjon, og reduserer dermed risikoen for feil.
En av de viktigste eiendelene til denne programvaren er deres evne til å tilby detaljerte dashboards, og tilbyr en øyeblikkelig visjon om selskapets økonomiske helse. Denne åpenheten lar ledere bedre forutse periodene med kontantspenning og tilpasse strategien deres deretter. For oppstart og små og mellomstore bedrifter som søker å optimalisere ressursene og lønnsomheten, representerer permanent oppdaterte regnskapsdata et betydelig konkurransefortrinn.
Automatisk dematerialisert og behandle fakturaer
Ledelsen av kunde- og leverandørfakturaer representerer en betydelig del av regnskapsarbeidet. Med kunstig intelligens og optisk karaktergjenkjenningsteknologi (OCR) er det nå mulig å dematerialisere disse dokumentene og behandle dem automatisk. Løsninger som Yooz eller Dext skanner fakturaene, trekker ut den essensielle informasjonen som beløpet, moms eller forfallsdato, og integrerer dem deretter direkte i regnskapsprogramvaren.
Takket være denne automatiseringen reduseres inngangsfeilene og snarveisbehandlingstidene. En faktura mottatt via e-post kan registreres i sekunder uten menneskelig inngripen. Denne digitaliseringen gjør det også mulig å sikre arkivering i samsvar med skattestandarder, og dermed unngå risikoen for tap av dokumenter og tilrettelegge for kontroller i tilfelle en revisjon. Mange selskaper, som Doctolib, har tatt i bruk disse løsningene for å rasjonalisere sin økonomiske styring og fokusere på deres kjernevirksomhet uten å bli hemmet av kjedelige administrative oppgaver.
Automatisere overvåking av kundebetalinger og påminnelser
Forsinkelser om betaling er et tilbakevendende problem for mange selskaper, særlig SMB som er sterkt avhengig av kontantene deres. Manuell overvåking av forskrifter kan raskt bli kjedelig og glemselskilde. For å unngå dette automatiserer flere verktøy gjenopprettingsprosessen for kunder for sent betaling.
Med disse plattformene kan selskaper sette opp automatiske påminnelser via e-post eller SMS, sendt i henhold til en forhåndsdefinert kalender. Disse personaliserte påminnelsene, sendt uten menneskelig inngripen, garanterer effektiv overvåking mens de bevarer kundeforhold. Enkelte løsninger inkluderer til og med online betalingsalternativer for å lette øyeblikkelig betaling og akselerere kvitteringer. Ved å redusere betalingsfrister, forbedrer SMBs kontanter uten å måtte bruke overdreven tid.
Integrasjonen av disse verktøyene med regnskapsadministrasjonsprogramvare lar deg også automatisk generere rapporter om lidende fordringer. En leder kan dermed visualisere samlingstilstanden på et øyeblikk og forutse eventuelle økonomiske vanskeligheter.
Fluidify samarbeid med sin charterte regnskapsfører
Å automatisere regnskapen din betyr ikke å gå uten en chartret regnskapsfører, men heller gjøre samarbeid mer effektivt. Moderne regnskapsprogramvare tilbyr i dag direkte sammenkobling med regnskapsfirmaer, og unngår dermed kjedelig utveksling av papirdokumenter eller e -postmeldinger.
Denne automatiseringen forbedrer ikke bare responsen til den charterte regnskapsføreren, men lar også ledere få strategiske råd basert på alltid oppdaterte data. Et selskap som deler sin økonomiske informasjon i sanntid med sin charterte regnskapsfører, kan dermed forutse eventuelle vanskeligheter raskere og justere sin økonomiske strategi uten å utsette den årlige nedleggelsen av regnskapet.
En av de andre fordelene med denne fluiditeten i datautveksling reduserer risikoen for feil. Automatisert og tilkoblet regnskap gjør det mulig å unngå uoverensstemmelser mellom de overførte dokumentene og regnskapspostene, og dermed begrense tiden brukt på korreksjoner og justeringer.
