Å håndtere tiden din effektivt er en av de største utfordringene til ledere og gründere. Mellom konstante forespørsler, nødhjelp, uforutsette hendelser og behovet for å kontrollere en langsiktig visjon, er det lett å bli overveldet. Visse praksiser gjør det imidlertid mulig å strukturere og organisere dagene for å optimalisere produktiviteten uten å ofre balansen.
Planlegg med presisjon for å holde kontrollen
En produktiv dag begynner dagen før. Før du forlater kontoret, kan du etablere en liste over prioriteringer dagen etter at du kan starte hver morgen med en klar visjon om oppgavene som skal utføres. Denne forventningen unngår å kaste bort tid på å bestemme hvor du skal starte og reduserer fristelsen til å spre seg. Xavier Niel, grunnlegger av Free, er kjent for sin strenge styring av tid: Han deler sine dager i godt definerte blokker, vekslende strategisk beslutningsskaping og arbeidsøkter dedikert til innovasjon.
Agendaen må være strukturert rundt tidsluker dedikert til oppgaver med høy merverdi. Teknikken for tidblokkering, vedtatt av mange franske ledere, består i tildeling av faste spor til essensielle aktiviteter: teamledelse, bakgrunnsarbeid, beslutningstaking og samme refleksjonsøyeblikk. Ved å gjøre det reduseres avbruddene til det minste minimum, og beslutningene tas med større klarhet.
Prioriter det essensielle og unngå spredning
En av de klassiske fellene er å forvirre nødsituasjoner og prioriteringer. I sin selvbiografi insisterer Jean-Louis Beffa, tidligere administrerende direktør i Saint-Gobain, på viktigheten av å alltid holde kursen på det vesentlige, uten å bli invadert av sekundære anmodninger. For å oppnå dette er det grunnleggende å anvende Paretos lov: 20 % av oppgavene genererer 80 % av resultatene. Ved å identifisere disse nøkkeloppdragene blir det lettere å delegere eller eliminere de som bruker tid uten å gi reell verdi.
Eisenhower -verktøyet, mye brukt av bedriftsledere, gjør det mulig å klassifisere oppgaver i henhold til deres betydning og haster. Det blir dermed åpenbart at noen må behandles umiddelbart, andre planlegges, delegerte eller bare slettes. Denne metodiske tilnærmingen gjør det mulig å ikke gi etter for tyranni av umiddelbarhet og å fokusere på det som virkelig får virksomheten.
Beskytt deg mot distraksjoner for å maksimere effektiviteten
Avbruddene, enten de kommer fra varsler, e -postmeldinger eller improviserte møter, er de verste fiendene med produktivitet. I følge en studie av McKinsey tar det i gjennomsnitt 23 minutter å gjenvinne konsentrasjonen etter et avbrudd. Noen franske gründere bruker en streng disiplin når det gjelder kommunikasjonsstyring: Frédéric Mazella, grunnlegger av Blablacar, kutter varslene i løpet av sine strategiske arbeidsfaser, for å forbli fullstendig konsentrert.
«Deep Work» -modus, teoretisert av Cal Newport og vedtatt av mange ledere, er basert på prinsippet om intensive arbeidsøkter uten noen distraksjon. For å bruke det effektivt, er det viktig å lage strandplaner der avbrudd er forbudt, legge telefonen i flytodus og lukke meldingene dine. Denne tilnærmingen gjør det mulig å inngå en tilstand av dyp konsentrasjon, og bidrar til beslutningstaking og kreativitet.
Administrer energien din mer enn sin tid
Å være produktiv betyr ikke å samle arbeidstimer, men å vite hvordan du kan håndtere energien din intelligent. Den biologiske rytmen spiller en nøkkelrolle i den daglige ytelsen: Noen mennesker er mer effektive om morgenen, andre på slutten av dagen. Bernard Arnault, administrerende direktør i LVMH, begynner sine dager veldig tidlig, og vier de tidlige timene til de mest komplekse filene, når tankene hans er mest tydelig.
Strategiske pauser er også en ofte undervurdert produktivitetsspak. I motsetning til den vanlige troen, reduserer lenket arbeidstid uten avbrudd effektiviteten. Korte og vanlige pauser lar deg lade dine kognitive kapasiteter. Pomodoro -metoden, som veksler 25 minutters arbeid og 5 minutters pause, brukes av mange rammer for å opprettholde et høyt oppmerksomhetsnivå uten utmattende.
Strukturer dets dager for å unngå utmattelse
Ledernes mentale anklager er en av de viktigste årsakene til beslutningstaking. For å unngå denne metningen tar noen bedriftsledere strenge rutiner. Michel-édouard Leclerc, i spissen for supermarkeder med samme navn, pålegger en streng disiplin i ledelsen av hans dager for å opprettholde en klar visjon og unngå spredning.
En av de mest effektive metodene for å strukturere timeplanen din er å gruppere lignende oppgaver. I stedet for å svare på e -post på en spredt måte hele dagen, bruker noen ledere to spesifikke spor til det, morgen og kveld. Denne tilnærmingen reduserer mental belastning og lar deg være mer reaktiv på strategiske filer.
Den gode balansen mellom strenghet og fleksibilitet
Optimal organisering betyr ikke absolutt regulering. En leder må forbli i stand til å tilpasse seg uforutsette hendelser mens han bevarer sin arbeidsstruktur. Fleksibilitet i planleggingen kan absorbere nødsituasjoner uten å desorganisere hele dagen. Antoine Jouteau, administrerende direktør i LeBoncoin, forklarer at hans tidsstyring er basert på en balanse mellom disiplin og evne til å reagere på markedets vagarier.
Det viktige er å skape en personlig organisasjon som fremmer konsentrasjon og effektivitet uten å generere overdreven stress. Ved å ta i bruk rutiner som er tilpasset sitt eget tempo, kan enhver gründer optimalisere produktiviteten og bedre kontrollere hans daglige liv. De mest effektive lederne er ikke de som jobber mest, men de som vet hvordan de skal strukturere sine dager med intelligens og effektivitet.
