Flyttingen av en virksomhet er et sentralt øyeblikk i selskapets liv. Enten det er å bosette seg i større lokaler, på et mer strategisk sted eller å glede seg over bedre arbeidsforhold, representerer dette trinnet en stor utfordring. Å flytte en virksomhet består ikke bare i endring av adresse, men innebærer store organisatoriske, økonomiske og menneskelige spørsmål.
Imidlertid kan et dårlig forberedt trekk føre til aktivitetsavbrudd, tap av produktivitet, til og med forstyrrelser i forholdet til kunder. Imidlertid kan et godt planlagt trekk tilby en mulighet til å gjenoppfinne arbeidsmiljøet ditt, gi energi til team og styrke bildet av selskapet. Her er de viktigste trinnene for å lykkes med å flytte virksomheten din og minimere risikoen forbundet med denne overgangen.
Forbered flyttingen godt oppstrøms
Hemmeligheten bak et vellykket trekk ligger i forberedelsene. Det er et spørsmål om å starte i god tid før avgangsdatoen for å planlegge hvert aspekt av overgangen. Jo mer tid du har til å organisere trekket ditt, jo mer kan du forutse risikoen og unngå uforutsette hendelser. Bedriftsledere må etablere en spesifikk kalender, definere trinnene for å følge og tildele klare ansvarsområder til hvert medlem av teamet.
Forretningsflyttingen krever å koordinere mange handlinger, fra sortering av utstyr til implementering av nye lokaler. For dette er implementeringen av et team dedikert til flyttingen et første nøkkeltrinn. Dette teamet må være ansvarlig for å koordinere de forskjellige delene av prosjektet og sikre kommunikasjon mellom de forskjellige tjenestene (menneskelige ressurser, logistikk, regnskap, etc.).
Utnevnelsen av en Moving Manager er et strategisk valg. Sistnevnte vil måtte administrere prioriteringene, etablere et budsjett og følge fremdriften i prosjektet. Han vil også måtte tilby regelmessige sjekkpunkter for å sikre at alle trinn finner sted i samsvar med den innledende planen.
Løs en dato og påtar deg for å oppfylle tidsfrister
Når teamet er dannet, er det viktig å definere en bevegelsesdato og jobbe i henhold til den. Denne datoen må velges under hensyntagen til den lave aktivitetsperioden for selskapet for å minimere risikoen for forstyrrelse. Når datoen er satt, må du huske å ikke avvise denne fristen. Faktisk vil enhver forsinkelse føre til en dominoeffekt på forberedelseskalenderen.
Liste og sorter utstyret og utstyret
Før d -dag er det nødvendig med en streng sortering av utstyr, møbler og dokumenter. Dette gjør det mulig å identifisere hva som må føres bort, hva som kan resirkuleres og hva som må lagres. Sortering lar ikke bare fjerne nye lokaler, men også redusere bevegelige kostnader. Avhengig av selskapets størrelse, er det også viktig å klassifisere sensitive dokumenter og data for å garantere deres sikkerhet under overgangen.
Velg riktig mover
Hvis du ikke gjør det selv, er valget av bevegelig virksomhet et sentralt trinn i prosessen. Det er tjenesteleverandører som spesialiserer seg på flytting av selskaper som inkluderer komplekse logistiske behov og kan håndtere tekniske aspekter, for eksempel transport av datautstyr, arkiver eller tungt utstyr.
Imidlertid har hvert selskap spesifikke bevegelige behov. For eksempel vil et datatjenesteselskap trenge spesiell pleie for IT -utstyr og servere, mens et industribedrift vil ha forskjellige krav når det gjelder transportmaskiner og tungt utstyr. Det er derfor viktig å velge en mover som mestrer særegenhetene i aktivitetssektoren din. En erfaren tjenesteleverandør kan tilby deg løsninger som er tilpasset din situasjon og gi deg råd om den beste måten å pakke og transportere ditt sensitive utstyr.
Flyttingspriser kan variere betydelig fra en virksomhet til en annen. Før du tar en beslutning, er det viktig å be om flere tilbud og sammenligne tilbudene. Ta ikke bare hensyn til kostnadene, men også tjenestene som er inkludert, for eksempel emballasje, demontering av møbler eller styring av administrative formaliteter. Forsikre deg også om at det valgte selskapet har den nødvendige forsikringen for å dekke eventuelle skader eller tap.
Logistikk og styring av nye lokaler
Flyttingen stopper ikke ved det fysiske aspektet av transport av varer. Det inkluderer også romstyring i nye lokaler. Implementering av et funksjonelt og ergonomisk arbeidsmiljø er et sentralt element i suksessen med denne overgangen.
Før du flytter til de nye lokalene dine, er det viktig å planlegge utviklingen. Hvis du har tenkt å opprette en ny dynamikk i virksomheten din (for eksempel ved å ta i bruk åpne områder eller delte kontorer), må dette reflekteres på forhånd. Det anbefales å bruke interiørarkitekter som spesialiserer seg på utvikling av profesjonelle rom, fordi deres kompetanse kan hjelpe deg med å optimalisere bruken av tilgjengelig plass mens du skaper en atmosfære som bidrar til produktivitet.
Ta også vare på å ta hensyn til aspekter som belysning, akustikk, tilbud av kontorer og møteområder, samt tilgjengelighet for ansatte og kunder. Et komfortabelt og godt organisert arbeidsmiljø er viktig for å lette overgangen og ytelsen til team.
Oppdater infrastruktur og tilkobling
Hvis du endrer lokaler, er det et imperativ å oppdatere datamaskin- og telefoninfrastruktur. Forsikre deg om at de nye lokalene dine er utstyrt med alle nødvendige tilkoblinger (Internett, interne nettverk, telefonlinjer). Det kan være nyttig å ringe på en dataspesialist for å bekrefte at installasjonene er optimale før ankomst.
Flyttingen er også et godt tidspunkt å tenke på forbedringer i sikkerheten til data og utstyr. Det er viktig å gi effektive sikkerhetskopisystemer for å unngå tap av sensitive data under overgangen.
Kommunisere effektivt med interessenter
Kommunikasjon er et av de viktigste elementene for å lykkes med å flytte virksomheten din. Det er viktig å forhindre alle interessenter på forhånd, enten det er dine ansatte, dine kunder, dine leverandører eller dine partnere.
Forsikre deg om at dine ansatte er godt informert om den bevegelige kalenderen og eventuelle endringer i deres daglige organisasjon. Organiser møter for å forklare prosessen og svare på spørsmål. Et trekk kan forårsake angst, spesielt hvis ansatte må tilpasse sin arbeidsmetode til et nytt miljø, er det derfor viktig å opprettholde en åpen og gjennomsiktig dialog gjennom hele prosessen.
Det er viktig å forhindre at dine kunder og leverandører utvikler situasjonen din, spesielt hvis romendringen kan ha innvirkning på kvaliteten på tjenesten eller leveringslogistikken. Hvis du har en lokal butikk eller en tjeneste, husk å oppdatere kontaktinformasjonen din og tilpasse tjenestene dine i henhold til flyttingen.
Minimer aktivitetsavbrudd
Et forretningsflytting kan i verste fall føre til forstyrrelser i kommersielle aktiviteter. For å forhindre at flyttingen skader produktiviteten din, planlegg det slik at aktiviteter er så lite forstyrret som mulig. Her er noen veier for å begrense virkningen av flyttingen på virksomheten din:
I stedet for å flytte alt på en dag, kan det være lurt å velge et trekk ved faser. Dette vil gjøre det mulig for selskapet å fortsette å jobbe mens de gradvis overfører det forskjellige utstyret og ressursene. Du vil kunne opprettholde de essensielle tjenestene i drift uten å avbryte all aktiviteten til selskapet.
Flyttingen kan utføres i perioder med lavere aktivitet eller nedleggelse, for eksempel i helgene eller i sommerferien. Dette vil minimere virkningen på produksjonen eller på tjenester som tilbys kunder.
