Hvis du er en leder eller bedriftsskaper, er det et spørsmål som stadig dukker opp: hvordan maksimere resultatene til teamet ditt, prosjektet eller bedriften din? Tradisjonelt har svaret ofte vært enkelt: definer spesifikke mål, skriv dem på en tavle og gjør alt du kan for å nå dem. Men det er en annen tilnærming, mer subtil og mer bærekraftig, tatt i bruk av topputøvere: å tenke i systemer i stedet for i mål.
Fra målbesettelse til systemisk effektivitet
Vi bor der mål er konge. KPIer, OKRer, kvartalsplaner: alt presser deg til å måle og oppnå spesifikke resultater. Men hvis nyere historie med forretningsmessig og personlig ytelse har lært oss noe, er det at denne besettelse kan være farlig. Isolerte mål er ofte for rigide og skaper unødvendig press. Enda verre kan de få oss til å neglisjere det som virkelig er viktig: prosessen.
James Clear, forfatter av Atomic Habits, oppsummerer det perfekt: «Du blir ikke bedre av å strebe etter å oppnå et mål. Du blir bedre ved å bygge et system for å oppnå det.» Nyansen er subtil, men kraftig. I stedet for å fokusere all energi på et tall eller resultat, handler det om å fokusere på prosessen som naturlig fører til det resultatet.
Hva er et system?
Et system er et sammenhengende sett av vaner, rutiner, atferd og strukturer som fungerer sammen for å produsere ønskede resultater. I en bedrift kan dette ha form av en salgsprosess, en rekrutteringsprotokoll, et etterutdanningsprogram eller en intern kultur som oppmuntrer til initiativ.
For å illustrere, se for deg to ledere: Alice og Benedict. Alice setter seg strenge mål: «Selg 1 million euro dette kvartalet.» Benoît setter opp et system: hver uke har selgerne hans strukturerte prospekteringsøkter, opplæring i forhandlinger og personlig oppfølging av kundene sine. Hvem er mest sannsynlig å nå deres nummer? Mest sannsynlig Benoît. Fordi systemet hans fungerer hver dag, øker det sjansene for suksess eksponentielt.
Hvorfor systemer overgår målene
1/ Systemer skaper konsistens
Et mål er et tidspunkt. Et system er en bane. Topputøvere vet at varig suksess ikke er resultatet av en engangsinnsats, men fra regelmessig og gjentatt trening. Steve Jobs gjorde ikke bare «lanser iPhone»bygget han en kultur for design og fortreffelighet som har gitt tiår med suksess.
2/ Systemene er under din kontroll
Vi kontrollerer ikke alltid resultatene. Salg kan avhenge av markedet, pengeinnsamling på en økonomisk kontekst, kundetilfredshet på eksterne faktorer. På den annen side kan du kontrollere systemet ditt. Du kan bestemme dine daglige rutiner, vaner og prosesser. Og det er der den virkelige kraften ligger.
3/ De forvandler fiasko til læring
Når et mål ikke oppnås, er det lett å bli motløs. Med et system er svikt ikke en dom, men en gitt. Hver iterasjon lar deg justere, forbedre og bli bedre. Topputøvere ser på systemene sine som levende laboratorier, hvor hver feil blir en mulighet for optimalisering.
4/ De fremmer innovasjon og kreativitet
Rigide mål kan drepe kreativiteten: «Jeg må nå dette tallet, uansett hvordan.» Et system, derimot, gir deg struktur samtidig som det gir rom for eksperimentering. Dette er hvordan de mest forstyrrende innovasjonene blir født: Apple, Google eller Amazon har aldri forfulgt et enkelt tall, de har bygget systemer som er i stand til å generere kontinuerlig innovasjon.
Hvordan skifte fra en måltankegang til en systemtankegang
1/ Identifiser nøkkelprosessene i din bedrift
I stedet for å spørre «Hva er målet mitt dette kvartalet?»still spørsmålet: «Hvilke prosesser er nødvendige for å produsere resultatene jeg ønsker?» I en teknisk oppstart kan dette være: tilbakemeldingssyklusen for kunder, produktutviklingsprosessen eller ledelse av leads. Identifiser hva som har størst innvirkning på resultatene dine og begynn å systematisere det.
2/ Bryt ned disse prosessene til daglige rutiner
Et system er ikke bare en abstrakt idé. Det kommer til utførelse i daglig praksis. For en selger kan dette systemet omfatte: 10 prospekteringssamtaler per dag, personlig kundeoppfølging hver uke og intern opplæring hver måned. For en innholdsskaper: 1 artikkel eller video per uke, ukentlig idédugnad og månedlig ytelsesanalyse. Hver handling blir en del av et større puslespill.
3/ Mål prosessen, ikke resultatet
Å endre brennvidde krever mental innsats. I stedet for å sjekke om du har oppnådd en spesifikk omsetning, mål konsistensen og kvaliteten på systemet ditt. For eksempel: «Hvor mange kundemøter holdt vi egentlig denne uken?», eller «Hvor mange produktgjentakelser gjorde vi for å forbedre brukeropplevelsen?»
4/ Gjenta og forbedre
Systemenes virkelige hemmelighet er at de er i live. De er aldri perfekte fra starten av. Toppytere bruker mer tid på å justere og optimalisere systemene sine enn på å beklage uoppnådde mål. Jeff Bezos oppsummerte det slik: «Vi er besatt av kunden, ikke tallet for kvartalet. Tallet følger naturligvis systemet.»
Systemer i lederens personlige liv
Å tenke i systemer er ikke bare nyttig for virksomheten. Det er også en stor ressurs for lederen selv. Stress, utbrenthet og arbeidsoverbelastning er ofte et resultat av å sette seg for ambisiøse mål. Ved å ta i bruk et system skaper lederen et bærekraftig rammeverk: arbeidsrutiner, øyeblikk med strategisk refleksjon, psykisk og fysisk helsepraksis. En leder som tar vare på sitt personlige system er mer spenstig og mer inspirerende for teamet sitt.
Feller å unngå
1/ Forvirrende system og rigid rutine
Et effektivt system må være fleksibelt og tilpasningsdyktig. Hvis hver handling blir en automatisert oppgave, mister du kreativ energi og en følelse av hensikt. Systemet må støtte mennesker, ikke kvele dem.
2/ Forsømmelse av kultur og verdier
Systemer fungerer best når de er på linje med bedriftskultur og verdier. En effektiv salgsprosess vil ha liten innvirkning hvis teamet ditt ikke tror på produktene eller tjenestene dine. Vi må ikke glemme at konsistens mellom system og verdier er avgjørende.
3/ Ignorer tilbakemelding
Hvert system må ha en tilbakemeldingsmekanisme. Uten tilbakemelding risikerer du å gjenta feil eller gå glipp av muligheter for forbedring. Tilbakemelding er drivstoffet som beveger systemet mot fortreffelighet.
En endring av tankesett, ikke bare metode
Å ta i bruk en systemtankegang krever et reelt perspektivskifte. Dette handler ikke om å forkaste målene, men å se dem som sekundære indikatorer snarere enn verdens sentrum. Topputøvere forstår at varig suksess kommer fra konsistente, godt utførte systemer. De investerer i den daglige prosessen, vel vitende om at resultatene vil følge naturlig.
Oppsummert, å tenke i systemer i stedet for mål er som å plante et tre i stedet for å jage frukten. Hvis du vanner, gjødsler og tar vare på systemet, vil frukten komme hver sesong, og mer rikelig og bærekraftig enn om du prøvde å plukke den direkte.
