Møter har blitt et allestedsnærværende element i yrkeslivet. Enten det er oppdateringer til prosjekter, brainstorming økter eller følg opp møter, bruker lederne en betydelig del av uken på å organisere og delta i møter. Imidlertid, hvis de er dårlig styrt, kan disse møtene raskt bli tapte muligheter, og generere tap av tid, ineffektivitet og i noen tilfeller frustrasjon i lagene.
Gründere og ledere befinner seg ofte i en rutine der møter blir nesten automatiske forpliktelser. Imidlertid er det mulig å frigjøre dyrebare timer hver uke. Bare fokuser på eliminering av tre typer møter som ikke effektivt bidrar til å fremme prosjekter eller den samlede ytelsen til selskapet.
Møter uten klart mål
Møter som ikke er definert av et spesifikt mål, er blant de hyppigste og mest tid -konsumerende. De starter ofte uten en strukturert plan, og lar deltakerne diskutere i en vag og uten retning. Resultat: En flom av upålitelig informasjon, deltakere som stammer fra emnet og en bortkastet tid uten noen konkret beslutningstaking.
En god måte å måle behovet for et møte er å lure på om det gjør det mulig å ta beslutninger eller å oppnå konkrete handlinger. Hvis svaret er nei, er det bedre å vurdere dette møtet på nytt. Mange ledere velger alternative løsninger, for eksempel e -postoppdateringer, prosjektdashboards eller børser i små grupper, som gjør at produktiviteten kan bevares uten å måtte organisere et formelt møte.
Det er også viktig å sikre at hvert møte har en spesifikk agenda. Hvert punkt adressert må ha en slutt, enten det er en løsning på et problem eller bestemme et neste trinn. Et møte uten mål genererer ikke beslutning eller fremgang. Dette tilsvarer bortkastet tid.
Hvordan bli kvitt det?
For å unngå disse målløse møtene, spør systematisk hva målet med hvert møte er før du planlegger det. Hvis målet er vagt eller hvis det ikke forventes noen beslutning, bør du vurdere andre mer effektive formater. Du kan også sette opp en regel som hvert møte må ha et håndgripelig og målbart formål slik at organisasjonen er berettiget.
Interminable overvåkningsmøter
Overvåkningsmøter er vanlig i mange selskaper, men de kan bli kontraproduktive når informasjonen som utveksles er repeterende eller når deltakerne ikke virkelig er involvert i beslutningsprosessen. Et oppfølgingsmøte er ment å sjekke fremdriften i et prosjekt eller å diskutere hindringene som oppstår. Når disse møtene multipliserer og drar på, blir de imidlertid formaliteter mer enn konstruktive øyeblikk.
Den viktigste årsaken til disse uendelige møtene er ofte tendensen til å ønske å dekke for mange fag i en enkelt samling. Lagene ender opp med å stadig gjenta informasjon som allerede har blitt diskutert i tidligere møter. Det blir en ond sirkel som griper inn på ekte arbeidsøyeblikk og ikke lar deg komme videre.
Et annet problem relatert til oppfølgingsmøter er overbelastning av informasjon. Noen prosjektledere eller ledere liker å detaljere alt i den minste detalj, og tenker at det er nødvendig å sikre fullstendig oppfølging. Men det blir raskt tid -konsumerende og demoraliserende for deltakere, som synes å lytte til informasjon de har det de gjør, spesielt når de allerede er helt klar over tingenes tilstand.
Hvordan bli kvitt det?
For oppfølgingsmøter, favoriser asynkron kommunikasjon via skriftlige rapporter, prosjektstyringsverktøy eller oppdateringer via e -post. Å begrense møter til situasjoner der en viktig beslutning eller direkte samarbeid er nødvendig. Sørg i tillegg til å definere et strengt format for oppfølgingsmøter: Hver deltaker må bare adressere poengene som krever beslutningstaking eller som har en direkte innvirkning på prosjektets fremme.
For mange gruppemøter
Møter med mange deltakere blir ofte oppfattet som en nødvendighet for å sikre at alle blir informert og involvert. Jo flere som er til stede, jo vanskeligere er det å opprettholde konsentrasjon, forhåndsdiskusjoner og ta effektive beslutninger. I mange tilfeller fører et møte med et stort antall deltakere til spredning av ideer, interessekonflikter og mangel på klarhet i ansvaret. Store møter er også ineffektive når de inkluderer personer som ikke har noen direkte rolle å spille i emnet adressert. Deres tilstedeværelse tilfører ofte ingenting til diskusjonen, men den bruker tid og energi. I tillegg blir disse møtene ofte et fruktbart land for fortynning av beslutningstaking, fordi det er vanskelig å finne en enighet blant mange deltakere i divergerende meninger.
Hvordan bli kvitt det?
For å unngå disse for travle møtene, kan du tydelig identifisere hvem som må være til stede. Begrens invitasjoner til folk som er direkte berørt av fagene som skal diskuteres. Målet er å sikre at hver deltaker gir merverdi. Hvis et medlem av teamet ikke har noe vesentlig bidrag til møtet, er det bedre å ekskludere det. I tillegg, hvis flere fag må tas opp, kan du dele dem inn i små tematiske møter i stedet for et stort generisk møte. Dette lar deg fokusere på spesifikke punkter og ikke kaste bort tid på unødvendige diskusjoner.
Reduser møter, en vinnende strategi
Ved å fjerne tre unødvendige møter per uke, frigjør du ikke bare dyrebar tid for deg selv og teamene dine, men du hjelper også til å øke den generelle effektiviteten til selskapet. Tidsbesparende er ikke bare begrenset til utryddelse av ikke -produktive møter, det gjør det også mulig å omdirigere energien til teamene dine til oppgaver med høy merverdi.
I tillegg, ved å fremme mer autonome arbeidsformater, oppfordrer du til et miljø der beslutningstaking er mer smidig og samarbeid mer målrettet. Lagene, dermed styrket, vil bedre styre tiden sin og sine prioriteringer, noe som naturlig vil redusere behovet for tilbakevendende møter.
